Durante las últimas semanas hemos presenciado como nuestros equipos han cambiado del trabajo presencial en oficinas al modelo “Teletrabajo” o “Home Office”. Este modelo de trabajo requiere de nuevas formas en que las personas interactúan con las herramientas de comunicación y colaboración.
Microsoft Teams ha tenido un rápído crecimiento y adopción en la gran cantidad de reuniones virtuales que se han realizado a nivel mundial.
Reuniones efectivas con Microsoft Teams
Ahora que pasamos muchas horas en reuniones virtuales, he realizado una lista de algunas recomendaciones que nos ayude a tener mejores experiencias en nuestras reuniones.
- #1 Utilice la opción de Chat en reuniones
Con la opción Chat, podrá conversar con los participantes antes de la reunión. Esto te ayudará a no esperar el inicio de la reunión para compartir información. Tip 1: Comparte por el chat la agenda antes de la reunión a todos los participantes.
- #2 Graba tus reuniones (si es posible)
Graba las reuniones (Si la organización lo permite). Si tenemos que salir unos minutos de una reunión, vamos a poder ver la grabación en Stream luego de unos minutos al finalizar. Recuerda: Ahora ya puedes finalizar la reunión para todos los participantes. Tip 2: La grabación se sube de forma automática a Stream y la encontramos fácilmente en la conversación del canal.
- #3 Toma notas de la reunión (Importante)
Lleva notas de los pendientes y acuerdos de cada reunión. Para ello, puedes utilizar la opción notas de la reunión disponible que se guarda automáticamente en el canal. Tip 3: También puedes usar Planner para agregar tareas para seguimiento de las actividades del equipo.
- #4 Comparte sólo lo que necesites
Puedes decidir que compartes en la reunión. De esta manera, tomas el control de lo que ven los participantes.
- #5 Aprovecha el uso de pizarra en tu reunión
Ahora, tenemos disponible el uso de compartir Pizarra de Microsoft para hacer gráficos y enriquecer el contenido de la reunión. Tip 5: Puedes utilizar también Freehand by Invision, que te da opciones avanzada de pizarra, como agregar imágenes, entre otros.
- #6 Nuevos fondos para tu cámara
Ahora ya puedes difuminar el fondo de nuestra camara o usar los efectos de fondo personalizados en tus reuniones. Tip 6: También puedes agregar tus propios fondos.
- #7 Juega con tu equipo (Recomendado)
Puedes utilizar los minutos iniciales de la reunión para “jugar” con tu equipo de trabajo. Si, jugar libera tensiones de un día largo de trabajo y de sucesivas reuniones. Crea un momento de distracción con tu equipo y luego inicia la reunión con más fuerza. Tip 7: Agrega como pestaña en un canal esta página https://teamsgames.com
- #8 Levantar la mano (Proximamente)
La función de levantar la mano permite que cualquier persona en la reunión envíe una señal visual de que tiene algo que decir.
- #9 Supresión de ruido en tiempo real (Proximamente)
La supresión de ruido en tiempo real ayuda a minimizar el ruido de fondo que distrae, lo que le permite escuchar lo que se dice.
Edgard Alejos Reyes
Microsoft 365 Product Owner & Senior Advisory
